Като управителите или собствениците на малък бизнес, независимо дали работите сами или имате малък екип, сте „хора-оркестри“. Проблемът при справянето с разнопосочни задачи е, че те са Ви непривични и отвличат вниманието от основната дейност. Резултатът – Вие или Ваш служител работите постоянно, работата вечно изостава и има задачи, които остават неизпълнени. Освен това, ако не сте разработили стандартизирани процеси за ключови бизнес задачи, някои подробности или стъпки могат да бъдат пропуснати, ненужно повторени или изоставени преди завършване. Необходимо е да се осигури съответствие между ежедневните операции на фирмата и бизнес процесите. Тъй като някой процеси не се променят и се повтарят, те са основни кандидати за автоматизация.
За щастие през последните години инструментите за автоматизация стават все по-бюджетно достъпни не само за големи компании, но и за много малки предприятия. Това означава, че голяма част от досадната работа може да се автоматизира и да имате възможност да се съсредоточите върху стратегическите инициативи, да спестите време на служителите си и да мислите за растеж.
Автоматизации за малък бизнес
Често малките и средни предприятия използват софтуер, който едновременно автоматизира процесите и създава отчети и статистики, в удобно за потребителя представяне. Едно решение може да автоматизира различни задачи в различни отдели и да доведе до значителни промени. Пример за това е CRM системите, които могат да автоматизират процесите, свързани с маркетинг, продажби, операции и обслужване на клиенти.
Има голямо разнообразия от софтуер за автоматизация, които може и трябва да използвате, като те обикновено попадат в една от трите категории: маркетинг, операции и продажби.
Видове автоматизации на маркетинга
Решенията за автоматизация на маркетинга стават все по-популярни през последните години. Те са тясно свързани със системите за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM), като платформата дава възможност да се извличат данни от CRM и да се провежда имейл маркетинг, които помага на компаниите да достигнат до потенциалните или да обслужват още по-пълноценно съществуващите клиенти със съответните маркетингови предложения.
С какво може да помогне автоматизирания маркетинг?:
- Управление на потенциалните клиенти
Системите за автоматизация проследяват потенциалните клиенти, докато преминават през цикъла на продажба, като записват всякакви комуникации, търсения, запитвания. Системата има възможност да класира или присъжда оценки на потенциалните клиенти въз основа на потенциала им да се превърнат в реални клиенти.
- Имейл кампании
Софтуерът за маркетингова автоматизация е ефективно средство, с което да се подпомогнат маркетинговите кампании и да повишат показателите за тяхната ефективност чрез координирани имейл напомняния, отправени към клиентите. Идеално средство са за кръстосани продажби или напомняния за провеждане на сервизно обслужване на закупени продукти.
- Показване на реклами
Показването на реклами в платформи на социални медии или уебсайтове е друг успешен начин за достигане до правилната аудитория. Маркетинговата автоматизация с голяма точност може да гарантира, че рекламата Ви ще бъде видяна от правилната публика.
- Публикации в социалните медии
Чрез системите за автоматизация се дава възможност за планиране, управление и навременно публикуване на информация, като това се осъществява в различни платформи. Така се гарантира постоянната, последователна и ритмична активност на бизнеса Ви.
- Чат ботове
Изключително бързо набраха популярност, защото дават възможност за провеждане на „разговори“ с клиенти без реално да са ангажират служители. Те успешно отговарят на въпроси, дават разяснения за продукти, разрешават проблемни ситуации с поръчки и т.н.
- Кампании по пощата
Системата може директно да изпраща купони за клиенти, които са изтеглили приложението на марката или да генерира процентни отстъпки за новорегистрирани клиенти в сайта.
Бизнесът, който използва автоматизация на маркетинга, отчита средно 61% увеличаване на генерираните потенциални клиенти, 12,2% намаляване на режийните разходи, 47% увеличаване на приходите от продажби според според Invesp.
Автоматизация на оперативните процеси
За да освободи времето на персонала, за да се гарантира спазването на законите, за да осигури непрекъснато изпълнение на задачите, дори когато хората не работят, малкият бизнес може да се възползва от многобройните възможности, които предлага автоматизацията на оперативно ниво. Те включват:
- ТРЗ и графици
Служителите могат да отчитат дейността си и изработените часове онлайн, което се подава към автоматизираната система. Обезщетенията и данъците се приспадат от всяка заплата, която автоматично се изчислява за всеки служител.
- Човешки ресурси
Със софтуера за управление на човешките ресурси служителите лесно могат да планират почивните си и ваканционни дни в съответствие с правилата на работодателя и нуждите от персонал за съответен период. Също така лесно и бързо могат да предоставят лична информация онлайн, за да бъдат изчислени данъците за удържане и обезщетенията.
- Планиране на бизнес пътувания
Планирането на бизнес пътувания е необходима управленска дейност, която обаче отвлича вниманието на мениджърите от ключовите им задачи, които изискват техния опит. Автоматизираното планиране на бизнес пътувания позволява на служителите да планират разходите в рамките на бюджетните разходи и правила, определени от работодателя.
- Управление на разходи
Колко полезно и хубаво за служителите би било, ако имат възможност при направен служебен разход за храна, пътуване, нощувка, да снимат касовата бележка и чрез приложение да я изпратят, което след това ще задейства работен процес за одобрение, осчетоводяване и възстановяване на направените разходи. Е, това вече е възможно!
- Ефективно използване на служителите
Въз основа на исторически данни и дневни планове автоматизираните системи могат да изчислят, представят и прогнозират броя на служителите, необходими за определен период от време, сезон и т.н. Благодарение на системите работодателите ще имат възможност да назначат съответните работни смени, според боря на наличните служители, като вземат предвид разрешените отпуски, гарантираните часове за почивки, графици за пътувания и т.н.
- Отдалечен достъп до работното място
В началото компании въведоха автоматизираните системи за отдалечен достъп на своите служители, като така противодействаха на бизнес загуби, породени от Covid-кризата. Редица фирми и днес продължават да използват облачните системи за достъп, като служителите влизат в приложение за проследяване на посещаемостта при започване на работния си ден, а ръководството на компанията следи подробности относно времето и работата.
- Ефективно управление на доставките
Чрез системите за автоматизация има възможност покупките на стоки, суровини, инвентар и продукти да бъдат автоматизирани и да бъдат доставяни, според текущите нужди на компаниите. Чрез автоматичното попълване на поръчки, съответстващи на продажбите в реално време, се осигурява автоматично поръчване на суровини от доверени доставчици, в съответствие с производствените графици, без залежаване на бавно оборотни продукти в складовете или още по-лошо – празни складове.
- Скриптове и ескалация на кол центрове
Към кол центъра може да се подава чрез софтуер информация за клиента или продукти, така че на агентите да не им се налага да търсят тази информация, за да осигурят по-бързо и безпроблемно обслужване на клиентите, да виждат възможностите за допълнителни продажби или да се справят по-бързо при проблеми с гаранцията. Ако агента не може да разреши проблема на клиента, обаждането се пренасочва автоматично към по-опитен агент или мениджър.
- Софтуер като услуга (SaaS)
Това е модел за доставка на софтуер, при който самият софтуер и асоциираните данни са хоствани в интернет облак и са достъпни за потребителите чрез клиентска програма. Това е и обичайният модел за доставка на повечето бизнес приложение, включително такива за сигурност, за съвместна работа, системите за управление на отношенията с клиентите (CRM), системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP), мениджмънт в човешките ресурси(HRM), управление на съдържанието и т.н.
Видове автоматизации на продажбите
Днес мнозина асоциират автоматизацията на продажбите единствено с електронната търговия. Всъщност в търговията на дребно също могат да се автоматизират някой аспект от обслужването, като например изпращане на съобщения към клиентите, когато услугата им е извършена, напомняне за профилактика. Може да се каже, че линиите на онлайн и офлайн обслужването все повече се размиват, като клиентите използват множество канали. Например, клиентите могат да поръчат онлайн продукт, но да го вземат от физически магазин или да направят онлайн поръчка с помощта на сътрудник. Необходимо е информацията да тече по различните канали, за да осигурява безпроблемно изживяване за клиентите както по време на покупката, така и след това.
Готовите за автоматизация области в продажбите са:
- Управление на договори
Автоматизираната система може да следи за спазването на правилата на договора от страна на компанията или клиента, а също и да задейства сигнал, за да предотвратят евентуални проблеми при неточност.
- Комуникация
Инструмент на автоматизацията може да бъде генерирането и изпращането на напомнящи съобщения за бъдещи срещи, след проявен интерес от страна на потенциален клиент към определен продукт или услуга или напомнящо съобщение към клиентите, ако не са завършили своята регистрация и е изминало врем от последното им взаимодействие със сайт.
- Разпродажби и напомняния за електронна търговия
Системата автоматично може да генерира свързани продукти „Б“, „В“, които да предложи на клиента при закупуване на артикул „А“, също да показва какво са закупили други клиенти при покупката на продукт „А“, какви допълнителни инструменти ще са необходими за сглобяването му и т.н., чрез които съществено се увеличават възможностите за продажби или кръстосани продажби. Друга възможност е и генериране на автоматично съобщение по имейл за артикул, които те са разглеждали или поставили в количката си преди време, но не са закупили.
- Съобщение за намаление в магазина
При влизане в магазин чрез системите за автоматизация клиентите могат да получават купони или други стимули за продажба, доставени директно в телефоните им.
- Картографиране на напредъка в продажбите
Инструментите за автоматизация могат да изготвят статистики, като проследяват и измерват ръста на продажбите, така че продавачите могат бързо да определят състоянието на бъдещите потребности от стоки.
- Транзакции
Автоматизацията допълва данните за транзакциите от плащанията по време на покупка, като се осъществяват автоматизирани кредитни проверки или проверка на фактури, според условията на продажбите.
Заключение
От автоматизацията на бизнес процесите произтичат много ползи, като много от тях се отнасят за предприятия от всякакъв тип и размер, а други са уникални за конкретна индустрия. Най-общо автоматизацията подобрява:
- Производителността,
като се избягва повторно извършване на един и същ процес (като повторно въвеждане на данни), а също така драстично увеличава производителността във всички области на Вашия бизнес, включително продажби, маркетинг, верига на доставки, счетоводство и т.н.
- Видимостта,
като информацията става видима за всички отдели и протича автоматично между системите. Това значително улеснява идентифицирането на проблема и усъвършенства процеса за неговото отстраняване.
- Комуникацията.
Чрез проследяване на продажбите или състоянието на даден проект, да актуализира и изпраща важни напомняния и покани до служители или клиенти. Това значително улеснява организацията и управлението на всеки бизнес. Пример за това са автоматично попълване на заявка за консумативи, автоматично насрочени обаждания за продажби, данните за клиентите да се споделят между отделите и много други.
- Оперативната ефективност.
Като намалява оперативните разходи с 90%, осигурява Ви нужното спокойствие, т.к. знаете, че бизнеса Ви се развива в съответствие със законите и разпоредбите, допускат се много по-малко грешки и почти нищо не пропада през пукнатините, като неизпълнено. Автоматизацията позволява на служителите да изпълнят задачите си много по-бързо, а така им осигурява възможност за по-добър баланс между личния и професионалния живот.
- Разходите за заплати.
Чрез оптимизиране на графиците на служителите, позволявайки по-ефективно натоварване и разпределяне на работните процеси без да се налага да се наема допълнителна работна ръка, а също и да се заплаща извънреден труд. Базираната на облак система за автоматизация обикновено включва инструменти за повишаване производителността като управление на работата, контрол на времето, свързаност, работа в екип и много други.
- Анализът на данни.
Като разполагате с много по-голям обем от информация, която ще Ви позволи да откриете пропуски и възможности много по-добре, отколкото ако проследявахте ръчно ефективността на бизнеса си. Чрез автоматизацията ще виждате дали Вашите работници са изпълнили планираната дейност или изостават от графика, може да планирате влагането на ресурси, преди следваща доставка, можете да оцените промени, които ще увеличат приходите Ви, ако смените доставчик или промените цените си.
- Сигурността,
т.к. инфраструктурите базирани на облак, предлагат много голяма надеждност. Отделно от това приложението може автоматично и интелигентно да изпълнява сложни функции, въз основа на заложените параметри, като така намалява грешките и спестява часове скучна работа на служителите.
- Модернизирането.
Представете си, че Ваш клиент има забързано ежедневие, той е уморен и иска да купи услуга от Вас или Ваш конкурент. Съществуват два варианта пред него. Вие прилагате конвенционалния метод и клиента трябва да Ви се обади през работното Ви време, да си запази час или да проведе телефонна дискусия. Вашите конкуренти обаче вече дават лесен достъп чрез онлайн системите за запазване на час, планиране на среща или дори покупка, като това той може да направи в удобно за него време (по всяко време на денонощието). Кой вариант ще бъде избран, т.к. е по – удобен за клиента? Използването на автоматизирани компоненти не само осигурява комфорта на потребителското изживяване, но също така увеличава и имиджа на марката.
Искате ли да се възползвате от възможността за модернизиране на бизнес операциите Ви
и да направите възможността за отдалечена работа реална?
Свържете се с нас и нека заедно направим безпроблемен работния процес.
Вашият мечтан проект е само на един клик разстояние.